Conservazione digitale

Sigear affianca con successo i propri Clienti per ridefinire il BPM-Business Process Management al fine di riprogettare e rendere efficiente ed efficace la gestione dei documenti, dei record e delle informazioni all’interno dell’azienda.

In quest’ottica optare per il servizio di Conservazione Digitale in Outsourcing dei documenti significa rivolgere lo sguardo ad un futuro sempre più paperless, dematerializzando documenti analogici ed integrando nel medesimo processo di archiviazione quelli nativamente digitali.

La consulenza di Sigear permette di adottare le soluzioni software più innovative, sicure, semplici ed accessibili, adatte alle specifiche esigenze del Cliente ed alle caratteristiche dei documenti, dei record e dei flussi da conservare ma anche, a monte del processo per la Conservazione Digitale, di individuare le criticità ed introdurre best practices idonee ad una migliore gestione informatica delle informazioni.

Al passo con la normativa vigente ed i dettami del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), le soluzioni offerte per la Conservazione Digitale a norma garantiscono la persistenza dei criteri di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei record e delle informazioni in formato elettronico.

La digitalizzazione degli archivi cartacei e la loro conservazione a norma, certificata ed opponibile a terzi, è infatti uno degli obiettivi comuni verso cui Pubblica Amministrazione ed Aziende Private convergono per diminuire i costi di gestione e i rischi di distruzione, smarrimento o deperimento delle informazioni.

Per i propri Clienti Sigear riveste il ruolo di Delegato alla Conservazione Digitale, svincolando da ulteriori responsabilità risorse interne all’Azienda, redige il Manuale di Conservazione obbligatorio ed effettua tutte le procedure di controllo e verifica dei Pacchetti Di Versamento (PDV).

Di seguito sono descritte le strutture organizzative e le responsabilità delle principali funzioni in Sigear relative ad attività specifiche per ciascun contratto di Servizio di Conservazione:

• Responsabile del servizio di conservazione
• Responsabile Sicurezza dei sistemi per la conservazione
• Responsabile funzione archivistica di conservazione
• Responsabile trattamento dati personali
• Responsabile sistemi informativi per la conservazione
• Responsabile sviluppo e manutenzione del sistema di conservazione

I documenti digitalizzati e certificati attraverso l’apposizione dell’impronta di Hash e della marcatura temporale confluiscono in PDV che contengono tutti gli indici necessari alla consultazione ed alla conservazione nel tempo, garantendo il valore legale delle informazioni in conformità alle normative vigenti. Sigear effettua i controlli a monte e a valle del processo per verificare l’autenticità dei dati contenuti nei record e l’immodificabilità prevista dalle leggi di riferimento.

La creazione dei metadati digitali e la custodia degli archivi ottici garantiscono ai documenti i più elevati standard di sicurezza e tutela della privacy oltre ai vantaggi economici derivanti dalla riduzione dei costi, ad esempio, della carta e degli spazi d’archivio fisico ove custodirla, e dalle agevolazioni fiscali per la conservazione sostitutiva dei documenti contabili. Il rispetto della compliance, le procedure di controllo e monitoraggio, l’adozione di soluzioni software personalizzate fornite secondo la modalità SaaS (Software as a Service) permette di includere nel processo di Conservazione Digitale documenti di diversa natura, eliminare le spese di licenza e manutenzione, integrare i sistemi operativi ed i gestionali già in uso presso il Cliente.

Il servizio di Conservazione a norma, principalmente orientato ai documenti di natura amministrativa, fiscale e contabile, è estendibile alla maggior parte dei documenti aziendali e dei record intesi come informazioni e dati strutturati da preservare. La conformità alla ISO27001 nelle attività di digitalizzazione dei documenti partendo dalla carta e l’utilizzo di server, data-center certificati o piattaforme cloud garantiscono i più elevati livelli di rispetto della privacy, di sicurezza e continuità operativa all’interno del Disaster Recovery Plan aziendale.

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