Archiviazione Digitale

Le Aziende orientate ad un futuro paperless affrontano quotidianamente la sfida di dematerializzare i documenti cartacei ed integrare i documenti nativamente digitali in un sistema organico e funzionale per l’accesso, la gestione e l’archiviazione delle informazioni.

Da anni all’avanguardia nell’ambito dell’implementazione di progetti DMO-Document Management Outsourcing Sigear è il partner  a cui si rivolgono aziende pubbliche e private per i servizi di digitalizzazione e conservazione dei documenti.

Gli standard qualitativi elevati, la conformità alle certificazioni ISO 9001 e ISO 27001 e tutte le attività di verifica e controllo a monte e a valle dei processi attuati da Sigear costituiscono il punto di forza dell’offerta di digitalizzazione dei documenti.

A seguito di un’iniziale attività di valutazione delle necessità e dei processi di work-flow del Cliente, Sigear fornisce un preventivo che comprende tutti i servizi per la dematerializzazione degli archivi cartacei: la presa in carico presso la sede del Cliente, il trasferimento presso i centri di elaborazione Sigear, la creazione di immagini digitali, l’accesso ad una piattaforma web di consultazione, la custodia o il macero certificato degli originali.

Le soluzioni studiate ad hoc per ogni Cliente rispondono alla necessità di digitalizzare i documenti abbandonando progressivamente la gestione cartacea, integrando i record correnti prodotti già in formato digitale nel medesimo strumento di consultazione, risparmiando così tempo e risorse da destinare alle proprie attività core.

Le immagini elaborate attraverso scanner industriali ad alta qualità e nel formato desiderato rendono la miglior trasposizione possibile per i documenti digitalizzati; l’utilizzo di sistemi OCR (Optical Character Recognition) e l’inserimento manuale degli indici di catalogazione permettono agli utenti abilitati di ricercare e visualizzare velocemente le informazioni desiderate.

I flussi di file/record trasformati in formato digitale e affidati alla gestione e custodia in outsourcing sono acquisiti su memorie e sistemi di back up consistenti, trasmessi attraverso canali telematici sicuri, sottoposti a procedure di verifica e controllo dal personale Sigear, indicizzati secondo schemi concordati, resi disponibili su piattaforme web e/o conservati su server protetti in data-center.

Attraverso indici e chiavi di ricerca concordate con il Cliente ed inserite nei database, le informazioni e i documenti digitalizzati sono facilmente reperibili e consultabili on-line oppure su software specifici forniti anche in modalità SaaS (Software as a Service) abbattendo così i costi di licenza e di assistenza.

Nell’ambito di revisioni interne di cost-saving i Clienti affrontano nuovi progetti di digitalizzazione consapevoli del risparmio che le nuove procedure assicureranno per il futuro.

La dematerializzazione ha anche un impatto ambientale riducendo il consumo di carta, spazi dedicati e consumi energetici e di materiale per la stampa e attività collegate

Inoltre la consulenza a 360° di Sigear in ambito BPO-Business Process Outsourcing, permette di valutare le specifiche esigenze per adottare, ad esempio, le migliori soluzioni software anche a supporto delle attività di back-office, fornendo l’adeguato training e introducendo innovazione e semplificazione dei processi.
Perché limitarsi a digitalizzare solo i documenti quando si può digitalizzare l’intero processo ?

L’offerta Sigear per l’archiviazione digitale dei record, su server e in cloud, completa di copie di back-up e custodia presso i Centri di Archiviazione in Outsourcing, risponde ai più elevati standard di sicurezza ad integrazione dei piani di Disaster Recovery aziendali permettendo la continuità operativa.

Le fasi di lavorazione:

• Presa in carico e normalizzazione
• Indicizzazione e inserimento dati – OCR/ICR
• Gestione codici a barre
• Acquisizione immagini
• Storage e consultazione archivi ottici

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