Rilocazione archivi
La professionalità e l’esperienza di Sigear permette di fornire il servizio di rilocazione di interi archivi cartacei anche di grandi dimensioni da/verso locali dei Clienti o per il trasferimento e la custodia in Outsourcing presso i magazzini Sigear.
L’archivio affidato a Sigear, identificato da etichette barcode legate ai lotti di presa in carico riportanti le principali informazioni relative al contenuto, viene sin dalla prima fase censito inserendo i dati salienti in un database temporaneo.
Il Cliente può così conoscere l’ubicazione, richiedere e reperire in qualsiasi momento i documenti e le informazioni di cui necessita consultando il proprio database.
L’attività prevede una fase di inventariazione dell’archivio da movimentare con relative liste e descrizioni per tracciare i documenti e mantenere memoria e criteri logici della precedente locazione.
Sigear utilizza unicamente box e contenitori studiati per le più comuni dimensioni di raccoglitori, ma anche di registri e libri contabili, i quali rispettano i disposti del D. Lgs. 81/08 e garantiscono una conservazione anti polvere e luce proteggendo il contenuto per i successivi trasporti.
La destinazione presso la nuova locazione mantiene e implementa criteri logici di continuità e raggruppamento, ad esempio per anno o ufficio, per razionalizzare l’attività di consultazione, risparmiare spazi e preorganizzare l’attività macero.
Attraverso il deposito in outsourcing il Cliente beneficia di tutti i vantaggi legati alla sicurezza attiva e passiva delle strutture Sigear, può riconsegnare spazi aziendali alle proprie attività core e risparmiare sui canoni di affitto di locali magazzino/deposito.
Nelle fasi di censimento e movimentazione legate alla rilocazione di archivi la consulenza Sigear permette inoltre di implementare nuove codifiche ai record e ai processi di work-flow documentale interno, rende più efficaci le modalità di accesso alle informazioni in archivio e permette di evitare sprechi di tempo e risorse.
Vantaggi:
- Analisi accurata e censimento dei documenti da movimentare
- Razionalizzazione di spazi e spese di trasporto.
- Assicurazione dedicata sui trasferimenti
- Standard di sicurezza per il deposito in outsourcing