Gestione Documentale

Sigear si occupa da oltre vent’anni di gestire gli archivi documentali di centinaia di società grandi e piccole.
Grazie alla propria competenza ha accompagnato i propri clienti gestendo l’evoluzione e il cambiamento nell’archiviazione dei documenti.

Gestione documentale fisica

Chi oggi si rivolge a Sigear perché vuole organizzare meglio i propri flussi cartacei, risparmiare sui costi di gestione e cerca spazio per il proprio archivio, trova soluzioni in outsourcing (DMO-Document Management Outsourcing) aggiornate ai tempi e proposte economiche su misura :

• chiare e definite politiche di archiviazione (con quale frequenza inviare i documenti all’archivio esterno, quali sono i corretti tempi di ritenzione legale, quando distruggere definitivamente gli archivi)
• procedure operative standard documentate per la presa in carico e per il macero
• custodia in locali protetti e certificati
• ricerche per consultazione su database on-line
• digitalizzazione dei documenti consultati on-demand e invio delle immagini (su piattaforma web o via mail).

Presso il Centro Archiviazione di Sigear i documenti troveranno adeguati spazi per la custodia e servizi personalizzati.

Gestione documentale digitale

Dai primi anni ’90 il Management Sigear si è occupato di implementare numerosi progetti grandi e piccoli di digitalizzazione documentale.  Ha affiancato e collaborato con la clientela nel trasformare la carta in record organizzati e supportati da work flow documentali.

Oggi si preferisce parlare di digitalizzazione dei processi che coinvolgono documenti (BPM-Business Process Management) , accompagnando le aziende verso scelte organizzative e di miglioramento/reingegnerizzazione dei processi stessi :

• comprensione delle migliori pratiche nei progetti di dematerializzazione
• rimodellazione dei processi e dei work flow documentali sia fisici che logici avendo cura degli aspetti qualitativi, di efficienza e di compliance
• analisi del ROI e misurazione degli effetti del cambiamento.

Anche in questo caso i progetti sfociano spesso in scelte di outsourcing delle attività (BPO–Business Process Outsourcing) . I Clienti spesso preferiscono delegare a Sigear interi processi documentali o tratti di work-flow, il che consente loro di liberare risorse per attività più remunerative e ottenere consistenti risparmi.

Gestione documentale integrata

Ogni organizzazione si trova oggi a gestire informazioni, dati e processi sotto forma sia di documenti elettronici che di documenti cartacei.

Digitalizzare l’azienda non significa solo dematerializzare la carta residua che ancora circola negli uffici ma essere anche in grado di gestire le informazioni contenute negli archivi cartacei ed in quelli elettronici.

I concetti di Document Management e Records Management si riferiscono a processi ben diversi tra loro anche se, per fare un esempio, contratti cartacei firmati e contratti digitali firmati hanno in comune la necessità di essere conservati e recuperati in modo sicuro, legale, confidenziale per l’azienda.

Il servizio in outsourcing proposto da Sigear prevede che sia gli archivi di file documentali (magari archiviati a norma con un trattamento di Conservazione Digitale Sostitutiva) sia gli archivi di documenti cartacei custoditi off-site da Sigear nei propri Archivi, siano consultabili dagli utenti e l’informazione resa disponibile con un unico click!