Progetti archivistici
L’analisi del processo documentale “as is” e la progettazione dell’idonea soluzione “to be” rappresenta la fase iniziale di tutti i servizi offerti da Sigear nell’ambito dell’offerta di Document Management.
L’esperienza ventennale nel settore e gli obiettivi raggiunti per importanti aziende italiane e internazionali di svariati settori rappresenta la credenziale per valutare in modo professionale le esigenze del Cliente, pianificare e realizzare gli idonei progetti archivistici associati a piani di valutazione dei costi reali.
I tecnici Sigear collaborano con i referenti interni per definire i processi di gestione documentale, individuare problematiche e inefficienze, ottimizzare l’intero processo work-flow dal momento della creazione del documento fino alla sua conservazione in archivio, cartaceo o digitale, ed alla distruzione finale certificata.
L’adozione di strumenti come titolari e codifiche comuni consente di rendere omogeno e razionale l’intero sistema di archiviazione e indicizzazione per i documenti cartacei e digitali rendendo più efficaci le modalità di accesso alle informazioni, evitando sprechi di tempo e concentrando maggiori risorse nel core-business.
L’attività di consulenza e implementazione di nuovi progetti archivistici offerta da Sigear si estende anche ad ambiti sensibili come la sicurezza, al fine di risolvere le problematiche relative all’adempimento del D.Lgs. 81/2008 (ad esempio per quanto riguarda il rischio dei carichi d’incendio e sicurezza sul luogo di lavoro e nei locali adibiti ad archivio).
Grazie alla certificazione ISO 27001 Sigear è in grado di supportare i Clienti nella definizione dei processi e degli standard per la tutela della privacy e la gestione delle informazioni sensibili, fornisce soluzioni sicure per l’accesso ai documenti attraverso, ad esempio, piattaforme web e software studiati ad hoc erogati in modalità SaaS (Software as a Service) per abbattere i costi di licenza e gestione.
Lo sviluppo e l’introduzione di best practices legate alla gestione documentale garantisce al Cliente risultati immediati per quanto riguarda gli aspetti logistici (gestione spazi e sicurezza), economici (conoscenza dei reali costi e efficienza) e qualitativi (certezza di conservare, reperire e accedere a record e informazioni).
Vantaggi:
- Sistema razionale di consultazione e accesso ai documenti fisici e digitali
- Tutela della Privacy e continuità di accesso alle informazioni
- Superamento delle problematiche legate al turn-over del personale (perdita memoria storica)
- Verifica e ottimizzazione dei reali costi di gestione
- Standard dei processi di conservazione
- Sicurezza nel trattamento dei dati sensibili
- Razionalizzazione degli spazi