Progetti archivistici

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Posted on Jan 01, 1970

L’analisi del processo documentale “as is” e la progettazione dell’idonea soluzione “to be” rappresenta la fase iniziale di tutti i servizi offerti da Sigear nell’ambito dell’offerta di Document Management.

L’esperienza ventennale nel settore e gli obiettivi raggiunti per importanti aziende italiane e internazionali di svariati settori rappresenta la credenziale per valutare in modo professionale le esigenze del Cliente, pianificare e realizzare gli idonei progetti archivistici associati a piani di valutazione dei costi reali.

I tecnici Sigear collaborano con i referenti interni per definire i processi di gestione documentale, individuare problematiche e inefficienze, ottimizzare l’intero processo work-flow dal momento della creazione del documento fino alla sua conservazione in archivio, cartaceo o digitale, ed alla distruzione finale certificata.

L’adozione di strumenti come titolari e codifiche comuni consente di rendere omogeno e razionale l’intero sistema di archiviazione e indicizzazione per i documenti cartacei e digitali rendendo più efficaci le modalità di accesso alle informazioni, evitando sprechi di tempo e concentrando maggiori risorse nel core-business.

L’attività di consulenza e implementazione di nuovi progetti archivistici offerta da Sigear si estende anche ad ambiti sensibili come la sicurezza, al fine di risolvere le problematiche relative all’adempimento del D.Lgs. 81/2008 (ad esempio per quanto riguarda il rischio dei carichi d’incendio e sicurezza sul luogo di lavoro e nei locali adibiti ad archivio).

Grazie alla certificazione ISO 27001 Sigear è in grado di supportare i Clienti nella definizione dei processi e degli standard per la tutela della privacy e la gestione delle informazioni sensibili, fornisce soluzioni sicure per l’accesso ai documenti attraverso, ad esempio, piattaforme web e software studiati ad hoc erogati in modalità SaaS (Software as a Service) per abbattere i costi di licenza e gestione.

Lo sviluppo e l’introduzione di best practices legate alla gestione documentale garantisce al Cliente risultati immediati per quanto riguarda gli aspetti logistici (gestione spazi e sicurezza), economici (conoscenza dei reali costi e efficienza) e qualitativi (certezza di conservare, reperire e accedere a record e informazioni).

Vantaggi:

  • Sistema razionale di consultazione e accesso ai documenti fisici e digitali
  • Tutela della Privacy e continuità di accesso alle informazioni
  • Superamento delle problematiche legate al turn-over del personale (perdita memoria storica)
  • Verifica e ottimizzazione dei reali costi di gestione
  • Standard dei processi di conservazione
  • Sicurezza nel trattamento dei dati sensibili
  • Razionalizzazione degli spazi

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