Censimenti e riordini
La fase di analisi dell’archivio pregresso e corrente permette di censire la consistenza quantitativa e qualitativa degli archivi dei Clienti con una vera e propria procedura di Information Management.
Le informazioni ottenute, accuratamente descritte all’interno di un database, permettono di conoscere, ricercare e usufruire delle informazioni contenute nei documenti.
Si crea in questo modo (dove fosse assente) una vera e propria alberatura ed indicizzazione del materiale archivistico necessaria per gestire il futuro dell’archivio esternalizzato.
La successiva fase di riordino dell’archivio ha l’obiettivo di organizzare i record secondo logiche che garantiscano la ricerca e l’accessibilità alle informazioni oltre alla razionalizzazione degli spazi di archiviazione in base al ciclo di vita delle differenti tipologie di documenti fino allo smaltimento e distruzione controllata.