Sicurezza

Sigear garantisce ai propri Clienti l’applicazione e il rispetto delle misure più stringenti dal punto di vista della sicurezza sia per quanto riguarda gli aspetti fisici e logistici della gestione degli archivi in outsourcing che per la tutela della privacy e l’accesso a dati, record e informazioni custoditi.

Il patrimonio documentale affidato a Sigear, sia esso cartaceo o in formato digitale, conserva le proprie caratteristiche di integrità, riservatezza e disponibilità a fronte delle possibili minacce costituite da eventi di natura accidentale o dolosa.

I Centri di Archiviazione Sigear possiedono le specifiche caratteristiche tecniche e strumentali, vengono periodicamente verificati dai responsabili interni e da tecnici esterni, possiedono il Certificato CPI Antincendio rilasciato dal locale Comando VVF.

Sono dotati dei seguenti strumenti di prevenzione:

• Rilevatori lineari di fumo ad alta sensibilità a barriera laser
• Sistema di allarme polifunzionale pluriarea con segnalazione remota su sistema di collegamento multicanale
• Sistema antincendio.
• Sistema di videosorveglianza tele assistito 24h/365 da centrale operativa esterna

I principali strumenti di sicurezza fisica e le tecniche di prevenzione adottate sono:

• vigilanza privata in videosorveglianza 24h/365 e collegamento al relativo Nucleo di intervento;
• sistemi antiscasso, antintrusione, ed antifurto;
• sistemi rilevazione antincendio;
• norme di comportamento e restrizione accessi da osservare all’interno del deposito

Le principali procedure implementate per aumentare i livelli di sicurezza logica:

• un’organizzazione logica che rispetti i principi archivistici e sia realizzata attraverso gli strumenti elaborati in sede di intervento di riordinamento dell’archivio;
• predisposizione di idonee procedure di movimentazione (richiesta di consultazione e restituzione) della documentazione conservata presso l’archivio;
• predisposizione di procedure idonee di selezione dei documenti per lo scarto.

Tecnologia di archiviazione

L’applicativo gestionale AMS-Archive Manager System di proprietà Sigear, sviluppato internamente su piattaforma Apple-FileMaker, consente una gestione ottimale dell’archivio di ogni Cliente.

Il database, messo a disposizione attraverso accessi protetti in aree riservate, è reso facilmente consultabile grazie all’utilizzo di filtri e maschera per l’individuazione delle informazioni e dei documenti richiesti.

Le attività di consultazione e movimentazione vengono gestite anche dal Cliente che attraverso gli strumenti di reportistica può inoltre accedere a dati storici e correnti complessi.

Il sistema consente la pianificazione ed il monitoraggio di attività strettamente legate alla gestione di un archivio cartaceo fisico, ovvero alla gestione dell’archivio utilizzando come unità di misura tanto le scatole, quanto i raccoglitori (dox, faldoni, cartelle, fascicoli, etc.), quanto gli stessi documenti, intesi come unità di misura minima di un archivio documentale cartaceo.

Vengono soddisfatte esigenze come:

• Gestione del carico e scarico del materiale codificato presente in archivio
• Gestione delle ricerche effettuate, con aggiornamento dello stato (ubicazione) del documento
• Elenco selettivo degli oggetti di archiviazione gestiti, filtrato attraverso il criterio prescelto in base agli indici utilizzati per la codifica degli stessi (data, n° progressivo, anagrafico, etc.)
• Elenco delle movimentazioni effettuate per periodo, per centro di costo, per utente
• Elenco delle consultazioni effettuate, con possibilità di elaborazione di statistiche per periodo, utente, frequenza, etc.

A disposizione degli operatori d’archivio Sigear sono presenti attrezzature specifiche per il magazzinaggio, la movimentazione e la gestione corrente di archivi documentali, quali muletti, trans pallet, elevatori, carrelli, carrelli magazzinieri e trilaterali.

Documentazione tecnica D.LGS 81/08 E D.LGS 196/03

La qualità delle procedure adottate da Sigear in ambito trattamento dati e privacy decreto legislativo 81/2008 e sicurezza sul lavoro decreto legislativo 196/2003

Il D.Lgs. 81/2008, rende necessario inserire nel Documento di Valutazione dei Rischi aziendale anche i requisiti tecnici dei locali archivio che devono sempre risultare adeguatamente protetti.

Il Codice in materia di protezione dei Dati Personali D.Lgs. 196/2003 ed il nuovo Regolamento Europeo Data Protection con le figure del rendono necessaria anche l’istituzione della figura del Data Protection Officer e per la conservazione dei dati del Digital Preservation Officer; gli interessati sono dirigenti, funzionari e segretari generali di amministrazioni pubbliche ed enti locali, manager della governance digitale, Chief Information Officer, Chief Tecnology Officer, Responsabili della conservazione e Responsabili del servizio di conservazione, Responsabili della gestione documentale, Responsabili del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, Responsabili della funzione archivistica, Responsabili della trasparenza e Responsabili Open data.