FAQ

I nostri commerciali sono a disposizione. Basta telefonarci, scrivere una mail a commerciale@sigear.it o contattarci in chat dal sito. Il contatto diretto permette di acquisire i dati più significativi, fissare una eventuale visita per impostare il progetto/servizio desiderato. Ogni richiesta è raccolta e preventivata nel più breve tempo possibile.

Praticamente tutti i documenti di natura fiscale e molti altri documenti societari analogici (cartacei) possono essere dematerializzati e conservati digitalmente. Sono oggetto di conservazione documenti informatici fiscali come le fatture elettroniche  ed anche documenti informatici come i messaggi di posta elettronica.

Contattaci per avere informazioni aggiornate e progettare il tuo futuro di conservazione a norma.

Una volta consegnato l’archivio , i documenti vengono classificati e si ottiene un database per le consultazioni che consente qualsiasi tipo di ricerca diretta sul singolo documento come per categoria/periodo/codifica ecc. in tempi molto rapidi. I documenti possono essere richiesti e visualizzati on-line, via mail o con invio del documento cartaceo.

Risparmi notevoli in fase progettuale (Sigear mette a disposizione la propria esperienza tagliando i tempi di realizzazione del progetto);  in fase di implementazione (Sigear dialoga direttamente con gli utenti finali perché lo start up sia rapido, amichevole e abbia solo impatti positivi sull’operatività); in fase operativa (perché l’azienda concentra il personale solo su funzioni core business demandando a Sigear l’operatività di funzioni di back office non strategiche).

Una volta stipulato il contratto, la fase iniziale di analisi dei documenti e di trasferimento (sia che si tratti di archiviazione fisica che di servizio di digitalizzazione) è la più delicata perché da essa dipende buona parte della qualità del servizio in fase di gestione.

Sigear è certificata ISO9001 e ISO27001 e segue SOPs (Standard Operating Procedures) che garantiscono la perfetta organizzazione della fase di trasferimento iniziale come di quelle routinarie successive.

L’esperienza maturata nel settore permette di affiancare i Clienti per migliorare i processi legati alla gestione documentale. Liberare o rendere accessibili spazi saturi di documenti cartacei/affrontare la dematerializzazione dei processi e dei flussi documentali/demandare la gestione del work flow documentale mantenendo il controllo attraverso reportistica.

Ogni contratto rispecchia le caratteristiche dell’archivio documentale trattato e le necessità/policies specifiche del Cliente. L’implementazione di un ciclo a medio-lungo termine di ingresso nuova documentazione e macero di documenti obsoleti permette di mantenere controllati nel tempo i costi di gestione.

Affiancando un servizio di dematerializzazione e conservazione digitale si elimina nel tempo la necessità di mantenere un archivio cartaceo.

Sigear garantisce alti livelli di sicurezza. L’accesso agli archivi è strettamente regolamentato e monitorato da impianti di sicurezza e procedure specifiche di riconoscimento credenziali.

La consultazione dei documenti digitalizzati messi a disposizione su piattaforme on-line è consentita solo ad utenti autorizzati; server certificati e procedure di back-up assicurano la maggior protezione possibile agli archivi digitali.

Il periodo di conservazione di un documento è tracciato da Sigear nel “massimario di scarto” che è aderente alle leggi vigenti ad oggi nel territorio italiano ma risponde anche a normative specifiche di settore ed alle policies aziendali di ogni cliente. L’intera procedura è sottoposta a verifiche interne ed è autorizzata dal Cliente, tracciata e certificata da appositi formulari.
Consulta la pagina dedicata ai servizi di distruzione sicura per avere maggiori dettagli.