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Domande frequenti

FAQ

Le domande che più frequentemente ci vengono poste da chi è interessato ai nostri servizi possono essere utili per risolvere velocemente alcuni dubbi. Per qualsiasi altro chiarimento non esitare a contattarci.

Quali dati devo fornire per avere un preventivo di archiviazione fisica o di digitalizzazione?

I nostri commerciali sono a disposizione. Basta telefonarci, scrivere una mail a commerciale@sigear.it o contattarci in chat dal sito. Il contatto diretto permette di acquisire i dati più significativi, fissare una eventuale visita per impostare il progetto/servizio desiderato. Ogni richiesta è raccolta e preventivata nel più breve tempo possibile.

Quali documenti possono essere messi in conservazione digitale a norma?

Praticamente tutti i documenti di natura fiscale e molti altri documenti societari analogici (cartacei) possono essere dematerializzati e conservati digitalmente. Sono oggetto di conservazione documenti informatici fiscali come le fatture elettroniche  ed anche documenti informatici come i messaggi di posta elettronica.

Contattaci per avere informazioni aggiornate e progettare il tuo futuro di conservazione a norma.

Che tipo di ricerche posso effettuare sui documenti ?

Una volta consegnato l’archivio , i documenti vengono classificati e si ottiene un database per le consultazioni che consente qualsiasi tipo di ricerca diretta sul singolo documento come per categoria/periodo/codifica ecc. in tempi molto rapidi. I documenti possono essere richiesti e visualizzati on-line, via mail o con invio del documento cartaceo.

Quali risparmi posso ottenere da un servizio in outsourcing?

Risparmi notevoli in fase progettuale (Sigear mette a disposizione la propria esperienza tagliando i tempi di realizzazione del progetto);  in fase di implementazione (Sigear dialoga direttamente con gli utenti finali perché lo start up sia rapido, amichevole e abbia solo impatti positivi sull’operatività); in fase operativa (perché l’azienda concentra il personale solo su funzioni core business demandando a Sigear l’operatività di funzioni di back office non strategiche).

Che garanzie posso ottenere da Sigear sul trasferimento dei documenti?

Una volta stipulato il contratto, la fase iniziale di analisi dei documenti e di trasferimento (sia che si tratti di archiviazione fisica che di servizio di digitalizzazione) è la più delicata perché da essa dipende buona parte della qualità del servizio in fase di gestione.

Sigear è certificata ISO9001 e ISO27001 e segue SOPs (Standard Operating Procedures) che garantiscono la perfetta organizzazione della fase di trasferimento iniziale come di quelle routinarie successive.

Che tipo di consulenza posso avere da Sigear?

L’esperienza maturata nel settore permette di affiancare i Clienti per migliorare i processi legati alla gestione documentale. Liberare o rendere accessibili spazi saturi di documenti cartacei/affrontare la dematerializzazione dei processi e dei flussi documentali/demandare la gestione del work flow documentale mantenendo il controllo attraverso reportistica.

Per quanto tempo può durare un contratto di deposito in Outsourcing?

Ogni contratto rispecchia le caratteristiche dell’archivio documentale trattato e le necessità/policies specifiche del Cliente. L’implementazione di un ciclo a medio-lungo termine di ingresso nuova documentazione e macero di documenti obsoleti permette di mantenere controllati nel tempo i costi di gestione.

Affiancando un servizio di dematerializzazione e conservazione digitale si elimina nel tempo la necessità di mantenere un archivio cartaceo.

Chi può accedere ai documenti conservati in Outsourcing?

Sigear garantisce alti livelli di sicurezza. L’accesso agli archivi è strettamente regolamentato e monitorato da impianti di sicurezza e procedure specifiche di riconoscimento credenziali.

La consultazione dei documenti digitalizzati messi a disposizione su piattaforme on-line è consentita solo ad utenti autorizzati; server certificati e procedure di back-up assicurano la maggior protezione possibile agli archivi digitali.

Dopo quanto tempo vengono distrutti i documenti depositati in Outsourcing?

Il periodo di conservazione di un documento è tracciato da Sigear nel “massimario di scarto” che è aderente alle leggi vigenti ad oggi nel territorio italiano ma risponde anche a normative specifiche di settore ed alle policies aziendali di ogni cliente. L’intera procedura è sottoposta a verifiche interne ed è autorizzata dal Cliente, tracciata e certificata da appositi formulari.
Consulta la pagina dedicata ai servizi di distruzione sicura per avere maggiori dettagli.

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