Servizi per archivi storici

La prima fase d’intervento su un Archivio Storico si articola attraverso l’analisi dei registri, il censimento dei fondi archivistici, l’individuazione di appendici, serie speciali e archivi aggregati.

L’inserimento di tutta la documentazione appartenente all’archivio storico e l’attività di censimento consente di conoscere in dettaglio il quantitativo di unità archivistiche del fondo e permette di valutare ulteriori servizi come il ricondizionamento o la pulizia dei documenti.

La valutazione del fondo consente di verificare la corretta conservazione e separazione delle serie e delle appendici.

Sigear analizza la schedatura e riordina successivamente il fondo archivistico garantendo il rispetto di criteri che permettano la ricerca e la consultazione delle unità archivistiche.

Inoltre organizza gli spazi fisici e rialloca il fondo archivistico secondo criteri razionali e funzionali alle specifiche esigenze attuali e future del committente, rispettando la normativa sulla sicurezza.

Un’accurata attività di monitoraggio dell’archivio di deposito, di selezione e descrizione dei contenuti, permette di programmare gli inserimenti successivi nel fondo archivistico e scartare la documentazione non interessante dal punto di vista storico.

Il supporto di Sigear in questa fase concorre ad ottenere risultati come la corretta individuazione e conservazione delle unità archivistiche destinate all’Archivio Storico e la razionalizzazione degli spazi utili alla custodia.

Costituisce il fulcro dell’intervento sugli Archivi storici. Permette di conoscere nel dettaglio le caratteristiche del fondo archivistico, ordinarlo secondo i corretti criteri  e fondere eventuali appendici o serie speciali.

Sigear analizza i precedenti interventi e i registri per dare continuità al processo di conservazione del fondo archivistico, introducendo migliorie per l’accesso alla consultazione e la gestione delle informazioni anche attraverso l’utilizzo di software informatici.

Sigear offre i suoi servizi di gestione degli archivi storici sia presso i locali del Committente sia in outsourcing.

Presso i locali degli archivi storici dei propri Clienti, siano essi pubbliche amministrazioni o privati, Sigear supporta l’organizzazione, il layout e la messa in sicurezza degli spazi destinati all’archivio, permette di razionalizzare spazi e locali destinati alla custodia del fondo archivistico.

La conservazione presso i magazzini in outsourcing Sigear, che ammontano a 25.000 metri cubi coperti organizzati rispettando i criteri di sicurezza logica e fisica, consente di liberare spazi fisici e locali da destinare ad altre funzioni presso le strutture del Committente.

Gli strumenti di consultazione e gestione proposti da Sigear sono funzionali alle gestioni on-site e in outsourcing.

Sigear offre servizi di logistica e movimentazione/moving dell’archivio storico sia per cambio di sede presso i locali del Committente sia per trasferimento e deposito in outsourcing.

L’attività di trasferimento prevede la redazione di dettagliate schede di presa in carico, il ricondizionamento delle unità di conservazione usurate, l’utilizzo di scatole e contenitori a norma.

Tutte le attività sono effettuate da personale addestrato e prevedono la stipula di polizze assicurative dedicate.

Gli archivi fotografici necessitano di condizioni di conservazione e trattamenti specifici per preservarne intatte la consultazione ed evitare il deperimento dei supporti.

Sigear si occupa di catalogare e custodire archivi speciali come quelli fotografici, le pellicole e altri documenti sensibili in condizioni ambientali e di sicurezza appositamente studiate.

Sigear custodisce l’archivio in locali che mantengono condizioni di temperatura e umidità monitorate costantemente con data logger, utilizza scatole e supporti che preservano dall’esposizione alla luce, dagli agenti atmosferici e da altre forme di inquinamento.

Sigear vanta un’esperienza specifica nella gestione dei fondi bibliotecari privati la cui conservazione garantisce la sopravvivenza di un patrimonio di informazioni e conoscenze uniche.

Il servizio prevede l’inventariazione del fondo, il trasferimento e la custodia in locali certificati rispondenti a elevati standard di sicurezza e l’accesso in consultazione agli autorizzati (studiosi, storici ecc.) presso i locali Sigear o mediante recapito degli originali.

Sigear gestisce, ad esempio, collane di libri, mediateche multimediali su diversi supporti, annuari, riviste e raccolte della Gazzetta Ufficiale attraverso soluzioni personalizzate per le specifiche esigenze del Cliente.