Archiviazione Cartacea

Esternalizzare la custodia e la gestione dell’archivio documentale cartaceo pregresso e corrente rappresenta per molte Aziende la scelta migliore per beneficiare dei vantaggi dei servizi in outsourcing.

Sigear offre tutti i servizi per conservare l’archivio cartaceo secondo i più elevati standard di sicurezza, accedere facilmente alle informazioni e ai documenti desiderati, liberare spazi e risorse aziendali da destinare al proprio core business.

Grazie alla ventennale esperienza maturata a fianco di primarie aziende italiane e internazionali, la consulenza qualificata dei tecnici Sigear permette di identificare criticità e costi nascosti sostenuti per la gestione in-house dell’archivio cartaceo.

A seguito di un sopralluogo e un’attenta valutazione delle reali esigenze del Cliente, Sigear definisce i servizi e fornisce un preventivo gratuito per l’implementazione di un progetto di Document Management Outsourcing (DMO) che ottimizzi i processi e l’impiego delle risorse aziendali.

Il personale specializzato si occupa di tutte le attività necessarie sgravando le risorse interne all’Azienda Cliente da attività non collegate al proprio core-business, evitando di impegnare ore lavorative in faticose ricerche di documenti e attività di consultazione e archiviazione.

La presa in carico dei documenti ed il trasferimento presso i Centri di Archiviazione Sigear risolve immediatamente alcune delle problematiche più comuni legate, ad esempio, alla gestione di depositi ed uffici riempiti oltre misura ed al rispetto della normativa sulla sicurezza (D.Lgs. 81/08) e normative VVF , grazie a tutte le misure di sicurezza attive e passive e al sistema di vigilanza 24/365 offerto da Sigear.

Ogni record preso in carico da Sigear viene catalogato ed inserito sin dal primo momento in un database informatico indicizzato attraverso chiavi di ricerca utili al reperimento delle informazioni salienti.

Ogni record, denominato UA (Unità Archivistica) viene associato ad un barcode ed inserito in un box standard per archiviazione denominato UDA (Unità di Archivazione) a sua volta munito di barcode il quale, attraverso la piattaforma informatica interna AMS (Archive Management System), permette di conoscere l’esatta locazione in archivio, tracciare la movimentazione in entrata e in uscita, programmare razionalmente le successive attività di consultazioni e macero.

Gli utenti autorizzati dal Cliente possono accedere in modo veloce ed intuitivo al database complessivo suddiviso per aree/uffici, ricercare le informazioni e i documenti desiderati, richiedere copie digitali attraverso il servizio di consultazione web o il recapito dell’originale.

L’assistenza del personale Sigear qualificato supporta il Cliente in tutte le fasi di vita dei record aziendali dalla loro creazione (introducendo best-practices per le attività di work-flow correnti) fino al termine del ciclo (attraverso servizi di distruzione e macero certificato che rispettano i vincoli di legge e le policies aziendali).

Le soluzioni ad hoc e le procedure di controllo Sigear garantiscono elevati standard qualitativi, il costante rispetto delle SLA contrattuali, la conformità alle certificazioni UNI EN ISO 9001 e UNI EN ISO 27001 per tutte le fasi dei processi a tutela della privacy e della sicurezza del sistema di Record Management offerto.

Vantaggi:

• Valutazione costi nascosti
• Soluzioni a 360°
• Restituzione di spazi e risorse al core-business
• Accessibilità delle informazioni
• Sicurezza per la custodia pluriennale
• Rispetto della privacy
• Conformità alle normative vigenti

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