Progettazione degli Archivi Digitali

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Posted bySigear Posted in
Posted on Jan 01, 1970

L’interessante articolo “Conservazione elettronica, come creare un archivio digitale a prova di contenzioso” (pubblicato il 6 marzo sul sito internet Agenda Digitale) analizza criticamente la fase di progettazione necessaria all’organizzazione e conservazione degli archivi digitali in ambito pubblico.

Per una corretta conservazione dei documenti digitali si ritiene opportuno conoscere lo scopo ed i vincoli a cui i fascicoli digitali sono associati già nel momento in cui il documento e l’archivio corrente viene generato.

Le pubbliche amministrazioni sono storicamente orientate all’analisi delle caratteristiche dei documenti e delle informazioni che portano alla costituzione delle unità archivistiche cartacee grazie a strumenti come il titolario che pone particolare attenzione ai procedimenti ed al tempo di conservazione dei singoli fascicoli.

Come correttamente esposto dalle autrici dell’articolo, in riferimento alla costituzione di archivi digitali delle pubbliche amministrazioni “si può pensare a una corretta conservazione solo se si crea un archivio corrente organizzato prima ancora di essere prodotto”.

Gli stessi principi possono essere applicati agli archivi delle aziende private al fine di governare il processo di dematerializzazione e digitalizzazione all’interno di un sistema organico e funzionale per l’accesso, la gestione e l’archiviazione delle informazioni.

La corretta conservazione di un archivio digitale non si raggiunge unicamente grazie all’adozione di soluzioni tecniche ed informatiche ma necessita di una attenta analisi e pianificazione delle finalità legate al mantenimento del patrimonio documentale per garantire fruibilità, integrità, leggibilità e reperibilità delle informazioni contenute.

Investire in tecnologia non è utile se non si investe contemporaneamente in analisi e progettazione e non si forma opportunamente il proprio personale nei processi di produzione e classificazione dei documenti.

La consulenza fornita da Sigear in ambito archivistico è propedeutica alla progettazione di sistemi di conservazione fisici ed elettronici in un periodo di transizione dagli archivi cartacei agli archivi digitali (costituiti da documenti analogici dematerializzati e flussi digitali).