Certificazione di processo
La certificazione di processo è la procedura tecnico-organizzativa che, secondo le Linee Guida AgID (Allegato 3) e il CAD (art. 22 e 23-ter), consente di dematerializzare massivamente documenti cartacei attribuendo alle copie informatiche piena efficacia probatoria.
Cosa garantisce la digitalizzazione secondo la certificazione di processo :
- Corrispondenza originale–copia: un processo documentato, tracciato e verificato assicura che contenuto, forma e integrità del documento digitale siano identici all’originale analogico.
- Valore legale della copia: a seconda dell’attestazione (pubblico ufficiale o soggetto privato), la copia ha piena prova legale o piena prova fino a disconoscimento, rendendola opponibile in giudizio.
- Sicurezza e qualità: la certificazione si appoggia a sistemi organizzativi conformi a standard riconosciuti (es. ISO 9001 per la qualità e ISO 27001 per la sicurezza), con controlli, campionamenti e audit log.
Il percorso si articola in tre macro-fasi: analisi dell’archivio (tipologia documenti, stato di conservazione, necessità di riordino), progettazione del flusso (ruoli, responsabilità, criteri di campionamento e raffronto, gestione rischi) ed esecuzione controllata della digitalizzazione, con documentazione degli eventuali scostamenti rispetto al progetto iniziale
Sigear supporta i propri Clienti con servizi di certificazione di processo per la dematerializzazione massiva di archivi cartacei, in conformità alle Linee Guida AgID e al Codice dell’Amministrazione Digitale. Il nostro approccio integra analisi documentale, progettazione del flusso (vedi circolare della Direzione Generale Archivi) e esecuzione controllata, garantendo la corrispondenza tra originale e copia digitale e il pieno valore probatorio delle copie informatiche.
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