Wirtgen

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Posted byPaola Posted in
Posted on Apr 06, 2019

Azienda:

Wirtgen Group, azienda multinazionale leader nel settore nella produzione, vendita e assistenza di macchine per la costruzione e la manutenzione stradale, per l’estrazione e il trattamento dei minerali e per il riciclaggio di materiale da demolizione.

A supporto dell’area commerciale ed amministrativa della sede italiana, Wirtgen Macchine si è rivolta al mercato in cerca di un partner certificato per la conservazione del proprio archivio cartaceo in outsourcing.

La filiale italiana Wirtgen Macchine aveva, inoltre, la necessità di migliorare il processo di conservazione dei DDT trasmessi e ricevuti per l’assistenza ai propri Clienti attraverso uno strumento che permettesse di ridurre i tempi di ricerca e, contestualmente, accedere alle informazioni desiderate in formato digitale.

Soluzione:

Sigear ha individuato i documenti da trasferire presso i propri centri di archiviazione e tracciato la movimentazione.

La redazione di un dettagliato database concordato con i referenti degli uffici ha permesso di garantire la ricerca e la consultazione dei documenti necessari.

La pianificazione dei versamenti e l’organizzazione dell’archivio in outsourcing secondo annualità ha permesso di implementare un ciclo di ingresso / uscita definitiva che permette al Cliente di ottenere benefici sui costi di gestione.

Sigear ha inoltre sviluppato una soluzione web based personalizzata destinata alla ricerca e consultazione dei DDT accessibile ai soli autorizzati.

I documenti, raccolti con frequenza prestabilita presso il Cliente e messi a disposizione in tempi concordati sulla piattaforma dedicata, sono acquisiti attraverso un sistema di cattura OCR che identifica, contestualmente alla scansione, le informazioni salienti desiderate.

L’immagine pdf del documento originale e l’abbinamento agli indici richiesti è controllata e verificata dal personale Sigear.

Attraverso la soluzione proposta, il Cliente può accedere in modo semplice e veloce ad ogni singolo documento, incrociando gli indici acquisiti e filtrando la ricerca secondo i campi interessati.

La piattaforma consente la conservazione dei record e delle immagini dei documenti garantendo accessibilità e sicurezza, preservando le informazioni dal rischio di smarrimento.

Il Cliente ha ottenuto significativi risparmi di tempo e di miglioramento del processo di controllo.